Eficacia y productividad de las reuniones

Ahora que estamos a mediados de año, es el momento en que muchas empresas reflexionemos sobre las reuniones que se hacen en nuestra empresa ¿tenemos “reunionitis”? ¿cómo se hacen nuestras reuniones? ¿Se hacen? 

Las reuniones de trabajo son importantes para tomar decisiones o planificar acciones en común. Pero pueden ser una pérdida de tiempo si no se toman en cuenta algunas reglas básicas en busca de la eficacia.

En la reunión deben tomarse acuerdos, definir los responsables y los plazos. Debe salir de ella un plan claro y concreto de acción. Debe planificarse un seguimiento de los acuerdos hasta que estos se cumplan. Sin embargo, es muy frecuente que salgamos de la reunión haciéndonos preguntas como: ¿Para qué la reunión? ¿Tenemos que hacer algo? ¿Te ha quedado claro quién hace qué? 

He encontrado un ejemplo claro que sirve para ilustrar lo anterior.

Oye, que dice el jefe que dentro de diez minutos nos reunimos.

- ¿Estás de broma? Son casi las seis menos cuarto, y a las seis es la hora de salida, que estamos con el horario de verano…

- Ya, ya, pero donde manda patrón no manda marinero…

A la hora pactada, se dirigen a la sala de reuniones. El jefe les explica por qué están allí.

- Bueno, os he reunido de urgencia porque tenemos varios asuntos que tratar que no pueden esperar hasta mañana.

- Ya está éste con sus urgencias -le comenta Alberto a Juan en voz baja.

- Seguro que podía esperar hasta mañana.

Y claro, la convoca en el último momento, a ver a qué hora salimos

-responde Juan, mientras el jefe continúa con su disertación.

- Oye, y ¿qué tal el fin de semana, que no te he preguntado?

- Fantástico, fui con mi mujer a esa casa rural que te había…

- Señores, un poco de atención, por favor -les interrumpe el jefe.

Que estamos tratando asuntos de vital importancia, y muy urgentes…

- Perdón, jefe -balbucea Juan. Siga, siga…

Cuando el jefe inicia de nuevo la charla, entra Eduardo, el jefe de ventas, que ha llegado tarde.

- Perdón, no he podido llegar antes. ¿Me podéis contar un poco cómo va la cosa?

Y vuelta a empezar…

El gerente inicia el tercer punto de la sesión -ya son las siete y cuarto-, cuando el móvil de Eduardo suena con estruendo.

- Eduardo, por favor, ¿no podías tener el móvil apagado?

- Perdone, jefe, pero es una llamada muy importante…

Sí…sí, estoy en una reunión, vale, vale, ahora hablamos, ya te llamo, oh, pero qué me dices, no fastidies. Espera…

- Tengo que salir un momento, vuelvo ahora. Tras unos instantes de revuelo, el jefe reanuda la reunión.

- A ver, Martín, entonces, ¿por qué se ha desviado el presupuesto en esa partida?

- Hombre, jefe, usted ya sabe… la verdad es que me pilla un poco de sorpresa, pero déjeme que lo mire y se lo digo.

- Martín, el jefe siempre te pilla, ¿eh? -le dice Juan con una sonrisa.

La reunión continúa, y el jefe va interrogando uno a uno a los responsables de departamento. De pronto, observa que hay cierta agitación en la sala, y que varios de los presentes miran con insistencia el reloj. ¿Qué sucede?

- Jefe, es que son las ocho y cuarto, y hoy echan al Barça por la tele, ya sabe, la Champions…

- Anda, es verdad -responde el gerente. Bueno, pues mañana ya seguiremos, venga, se levanta la sesión.

En este caso irreal (aunque a veces no tanto) se reproducen varias de las actitudes que provocan que en muchos casos las reuniones de trabajo sean poco productivas, o directamente contraproducentes:

1. Se convoca la reunión de un momento para otro, sin una agenda previa, con lo cual los asistentes no saben a qué van.

2. Se hace a última hora, y en un momento cercano a la salida, con lo cual la predisposición de las personas no es la más idónea.

3. Algunos asistentes se dedican a sus charlas particulares, en vez de atender a lo que se está hablando.

4. Alguien llega tarde, interrumpiendo todo, y además pretende que se le informe de lo que se ha hablado anteriormente.

5. El móvil, cómo no, que es capaz de interrumpir la reunión e incluso sacar de ella a algún participante.

6. Finalmente, como la reunión se ha alargado mucho más allá de la hora de salida, los participantes tienen algo mejor que hacer con lo cual ya no prestan la atención debida. Y se demuestra que la reunión no era tan sumamente urgente como argumentaba el jefe.

Tras esta escena propia de cualquier reunión, no esta mal que reflexionemos de como y para que estamos haciendo las reuniones en nuestra empresa , realmente  estas deben ser eficaces y productivas , si no valen para bien poco.